El teletrabajo es algo que ha llegado para quedarse. Se dice que la pandemia fue el espaldarazo que necesitaba para ser tomado realmente en serio y verse como un trabajo “de verdad”, pero lo cierto es que en mi caso personal ya llevaba muchos años realizándolo. Por este motivo, aquel delicado momento para todo el mundo, en mi caso en lo laboral, no supuso cambio alguno. Sí que es cierto que pude ver cómo en los años posteriores mejoraron mucho las herramientas y especialmente los avances en este sentido.
El control del teletrabajo es clave
Uno de los factores más importantes que hay que considerar en el teletrabajo es la productividad. Existe la obligación de tener controlado el horario, tanto si trabajas por tu cuenta como en el caso de que lo hagas para una empresa.
Para ello, como nos recuerdan los expertos de Kairos en recursos humanos y tecnología para su gestión, es bueno tener herramientas para que se pueda llevar a cabo una evaluación del desempeño por parte de los trabajadores y así que se puedan valorar dichas estadísticas e informes de cara a que se tomen medidas acertadas para que mejoren los resultados.
Entre las particularidades más evidentes que tiene el teletrabajo se encuentra que los trabajadores no fichan de manera física con los clásicos sistemas para el marcaje. De igual forma, es preciso llevar el control de los costes que tiene el teletrabajo.
Esto hace que en muchas ocasiones sea preciso contar con una herramienta para controlar la presencia digital, algo que te mostraremos en este post para que tengas claro de qué manera se puede controlar más el teletrabajo de cara a que todo sea más fácil para las empresas y los trabajadores.
¿De qué forma es posible realizar el control en el teletrabajo?
Existen distintas maneras de llevar a cabo lo que es el control de trabajo en las compañías, tanto si se habla de un modelo de trabajo híbrido como si se hace a distancia. En este sentido, no debemos olvidar que hay que controlar de forma digital la actividad por parte de los trabajadores, pero siempre teniendo en cuenta que se debe hacer con seguridad y siempre de forma que cumplamos la normativa en materia de protección de datos.
Vamos con algunos de los elementos que es necesario controlar para así evitar problemas al respecto.
- Debe haber garantías de que la información sea privada y poder cumplir con la RGPD
- Hay que evitar la fuga de datos y garantizar la ciberseguridad
- Se tiene que cumplir con la obligación de registro de la jornada laboral
- Hay que establecer una buena coordinación y comunicación entre los distintos equipos.
Este enfoque hace posible que las empresas puedan ir llevando el control de la productividad en cuanto al teletrabajo sin que ello termine suponiendo un perjuicio grave para los trabajadores y además permite que se cumpla con rigurosidad con las leyes en el ámbito laboral y en cuanto a la privacidad. El software de control en materia de teletrabajo, debes saber que no se limitará a registrar la jornada, puesto que además vale para dar información sobre cómo se hace el desempeño por parte de los trabajadores y hace posible que se consigan los objetivos.
Software de monitorización para el empleado
La herramienta principal que necesita la empresa es una solución que resuelve los problemas que tratan sobre el control de asistencia en el teletrabajo. Como el trabajador hace su labor desde casa, las compañías deben contar con herramientas para saber la hora en que se entra y sale del trabajo, algo que se hace mediante un contador digital que el empleado puede poner a funcionar mediante internet. Este tipo de solución de software de control horario tiene que tener registradas las diferentes bajas de carácter laboral, ausencias, vacaciones u otros motivos por los que un trabajador esté ausente en un día de trabajo.
El control del teletrabajo y su productividad es algo que estaría incompleto de no existir una herramienta para la gestión de RR. .HH., con la que sea posible que se realicen los partes de trabajo y se lleve una evaluación del desempeño. Los trabajadores pueden hacer determinadas consultas sobre las tareas que se programen cada día y que así sea posible rendir cuenta de la totalidad de acciones que se realicen.
Las compañías necesitan organizar las diferentes tareas mientras que se hace el teletrabajo. Todo esto es más sencillo cuando disponemos de una solución digital que sea accesible desde la propia nube.
¿Es legal monitorizar el ordenador del empleado?
Una de las dudas que pueden aparecer en un primer momento es sobre si la empresa como tal puede realizar una monitorización de sus trabajadores. La respuesta es afirmativa, pero es cierto que debe cumplir con una serie de requisitos al respecto. Bastantes profesionales que teletrabajan usan diariamente programas de ofimática, mediante cuentas de Microsoft Teams, de tal forma que se puede llevar un control de accesos en línea, con lo que es posible hacer el control de la actividad que haga el trabajador. Recordemos que la mayoría de los ordenadores de las empresas en las que se teletrabaja pertenecen a la propia compañía.
Por otra parte, deben darse dos condiciones:
- Tiene que hacerse la notificación de que se utiliza dicha herramienta con la que es posible el control por parte de la empresa.
- Los trabajadores deberán dar el consentimiento para que se instale el software cuando sea un equipo personal.
No debemos olvidar que todos estos requisitos de los que hablamos deben estar bien reflejados en el acuerdo de teletrabajo que suscriba el trabajador con la propia empresa.
¿Cuál es la solución de mayor efectividad?
Son bastantes las herramientas que existen en el mercado cuando se quiere realizar un buen control del teletrabajo. De esta forma es posible elegir herramientas para gestionar proyectos, trabajar en equipo y encontrar soluciones en la nube con las que poder llevar el control de las actividades.
Existen compañías que usan escritorios virtuales con los que los trabajadores pueden realizar la conexión en remoto desde los propios equipos portátiles, para lo que deben usar una VPN. De esta manera, se puede decir que es como si el trabajador estuviese en la propia oficina, siendo la empresa la que seguirá contando con el control sobre el propio software que se instalará en dicho ordenador o con las medidas de ciberseguridad que pueda haber.
Una de las mejores herramientas para controlar el teletrabajo son los software para la gestión integral de los recursos humanos. Hay que tener claro que no vale cualquier programa de gestión de RRHH, puesto que debe ser una herramienta que se haya diseñado para la gestión de plantillas híbridas.
No hay que olvidar que este tipo de solución debe tener en cuenta esas funciones que son clave para poder controlar el teletrabajo: hablamos del registro de la jornada laboral, el control de la presencia digital, así como las herramientas para la formación en remoto.
¿Cuáles son las mejores herramientas?
Cuando se quiere de verdad controlar bien el teletrabajo, es necesario disponer de algunas de estas herramientas; vamos a hablar más en profundidad sobre ellas:
Registro digital de la jornada laboral
Estamos ante una herramienta con la que es posible realizar la medición de la entrada y salida del ordenador del trabajador. Esta es una herramienta que lo que hace básicamente es contar las horas en las que el trabajador está conectado, cuando entra, sale y las pausas, además de registrar las horas extraordinarias.
Herramientas en la nube
Cuando los trabajadores pueden hacer su trabajo en la nube, se puede hacer de manera más eficaz y sencilla. Hay bastantes herramientas en la gestión de documentos que hacen que sea más fácil coordinar el trabajo en equipo en la propia nube, como ocurre con la formación online.
Evaluación del desempeño
Se monitoriza la actividad digital que tiene el trabajador, así como los propios partes de trabajo. De esta forma, la empresa tiene un control sobre la actividad que hacen los trabajadores, además de poder ver los resultados que tienen las tareas.
VPN
Antes también hablamos de ella. Lo cierto es que se recomienda que los trabajadores se puedan conectar a Internet mediante una red privada virtual, de forma que sea posible contar con una protección mayor en toda actividad que se haga mediante Internet al usar los medios por parte de la empresa.
Ahora te toca a ti
Si después de todo lo que hemos hablado sobre los software de teletrabajo crees que pueden ser una buena opción para tu empresa o para la que trabajes, no dudes en sacarle todo el partido. Solo tienes que elegir una entre el gran catálogo que hay en el mercado. La verdad es que ayuda a tener un control mayor, algo que es especialmente útil para muchas empresas que tienen a sus trabajadores realizando las labores desde fuera y donde se hace bastante más complicado monitorizar horarios y labores. Hay que aprovechar las nuevas tecnologías y este es un buen ejemplo de ello, eso sí, siguiendo siempre la legalidad.
